Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи-підприємця, складання графіка встановлено для всіх роботодавців незалежно від чисельності працівників. 

Складання графіка відпусток передбачено ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону №504 та є обов'язковим для всіх роботодавців, незалежно від чисельності працівників.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників.

Графік відпусток розробляють щороку на наступний календарний рік. Графік відпусток складають на кожен календарний рік не пізніше ніж до 5 січня поточного року (п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій). Узгоджений графік відпусток дозволяє організувати планомірне надання щорічних відпусток усім працівникам.

Процедуру і строки розроблення графіка відпусток доречно регламентувати в одному з локальних нормативних актів підприємства (наприклад, в інструкції з кадрового діловодства, а за її відсутності доцільно приділити увагу цим питанням у Правилах внутрішнього трудового розпорядку).

При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку.

У випадку укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток, до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення. 

Форма графіка надання відпусток може бути довільна. У графіку достатньо зазначити місяць і заплановану кількість днів відпустки. А коли саме працівник піде у відпустку, визначається за два тижні до її початку наказом керівника. 

До графіка відпусток включають такі щорічні відпустки: основна; додаткова за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці; додаткова за особливий характер праці; інші додаткові, передбачені законодавством.

Якщо працівник виявив бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток, це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору (між працівником та роботодавцем). Як правило, у такому разі заявник має написати заяву, на яку роботодавець накладає резолюцію, погоджуючись надати щорічну відпустку у зазначені у ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки. Роботодавець може як задовольнити прохання працівника про перенесення строків щорічної відпустки, визначених графіком, або відмовити йому.

Відсутність графіку відпусток, як це зазначено в листі Міністерства соціальної політики вiд 29.07.2015 р. №191/10/136-15, може кваліфікуватися як «порушення інших вимог трудового законодавства». За такі порушення передбачено фінансові санкції відповідно до статті 265 КЗпП у вигляді штрафу у розмірі мінімальної заробітної плати, з 1 квітня 2024 року це 8000 гривень.

У період дії воєнного стану при виконанні припису про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду, штрафи, передбачені  ст. 265  КЗпП України, не застосовуються (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Графік відпусток – це локальний нормативний акт роботодавця, який належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме тому з часу затвердження цього документа як працівник, так і роботодавець мають дотримуватися його виконання.

Нормами ст. 10 Закону України «Про відпустки» визначено категорії працівників, які мають можливість вийти у щорічну відпустку до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на даному підприємстві за бажанням працівника:

• жінкам – перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• особам з інвалідністю;особам віком до вісімнадцяти років;
• чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
• особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;
• сумісникам – одночасно з відпусткою за основним місцем роботи; працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
• працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
• батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.