Шановні спілчани, до повної відмови від паперових трудових книжок залишається все менше часу і варто вже сьогодні подбати про оцифрування трудової діяльності, перевірити внесені дані в електронному кабінеті на порталі Пенсійного фонду України та за потреби своєчасно подати або уточнити необхідні відомості, щоб у майбутньому уникнути зайвих клопотів під час призначення пенсії чи підтвердження стажу.
Законом України № 1217-ІХ від 05.02.2021 р. «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який набрав чинності з 10.06.2021 р. (п. 1 розд. II «Прикінцеві та перехідні положення»), запроваджено електронний облік трудової діяльності (електронні трудові книжки) замість паперових, надаючи 5 років – до 10 червня 2026 року для оцифрування всіх даних про стаж працівників у Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.
Закон № 1217 установлює п’ятирічний перехідний період для включення до Держреєстру відомостей із паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника. Протягом цього періоду застосовуватиметься як паперова трудова книжка, так і електронна форма вже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Держреєстру.
Таким чином, до 10 червня 2026 року включно роботодавці або самі працівники повинні подати скан-копії паперових трудових книжок до Пенсійного фонду України для внесення відомостей до Реєстру застрахованих осіб, а вже з 11 червня 2026 року облік трудової діяльності працівників здійснюватиметься переважно в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Держреєстру.
Разом з тим, окрім трудової книжки для підтвердження стажу роботи до органів Пенсійного фонду України можна подати скановані копії наступних документів:
- документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток;
- архівні довідки про трудову діяльність та перейменування страхувальників та інші документи визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637.
При цьому, слід звернути увагу на вимоги до подачі сканкопій документів, визначені Пенсійним Фондом України:
1. Підготувати скан-копії сторінок трудової книжки – кожну сторінку окремо як JPG-файл або повний документ зі всіма сторінками трудової книжки як PDF-файл. Розмір кожного файлу (сканованої копії документу) не повинен перевищувати 1 Мб.
Важливо! Сканування здійснювати в кольоровому форматі.
2. Скануванню підлягають всі заповненні сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» та вкладиші оригіналу трудової книжки.
3. Результати опрацювання звернення можна отримати в режимі перегляду звернень.
4. Паперова трудова книжка повинна бути оформлена відповідно вимогам «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.93 N 58.